Vers l'autonomie de vos équipes
La saison de la recherche de stagiaires pour l'été débute.
SVP, aidez-moi à sensibiliser les employeurs : Un stagiaire, ce n'est pas un employé ''cheap'' qui va faire un travail professionnel que vous ne connaissez pas, ou encore pire, un travail plate et répétitif, pour vous durant l'été. Un stagiaire, c'est une personne qui vient dans votre organisation pour se faire accompagner dans le développement de ses compétences. Une personne qui vient grandir AVEC vous ! Cela implique : 👉 Un plan d'intégration 👉 Un plan de développement de ses compétences 👉 De l'accompagnement 👉 Un mentor/parrain 👉 Des rétroactions régulières 👉 Une évolution dans ses tâches 👉 Etc. Je forme depuis plus de 10 ans des superviseurs de stage à se préparer pour créer un expérience formidable pour les stagiaires de 10 cégeps et 2 universités. Recevoir des stagiaires, c'est, selon moi, la porte d'entrée idéale pour développer un lien important, et possiblement un sentiment d'appartenance avec un futur employé en or ! Recevoir des stagiaires, c'est un test parfait pour savoir si votre plan d'intégration et de formation de vos nouvelles ressources est efficace. Recevoir des stagiaires, cela permet de se remettre en question et d'innover. Recevoir des stagiaires, cela se fait toute l'année ! Recevoir des stagiaires, ce n'est pas toujours concluant en employé à la fin. Cela permet, aux deux parties, d'avoir beaucoup plus que l'entrevue pour déterminer si cette relation est mutuellement positive à long terme.
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Parfois, les barrières sont plus psychologiques que réelles.
Lorsque je demande pourquoi vous faites les tâches de cette manière ou dans cet ordre, et que la réponse est : 🗨️ parce que c'est comme cela qu'on me l'a enseigné 🗨️ parce que c'est toujours comme ça qu'on a fait ça 🗨️ parce que ça marche ... je me doute que la culture et les processus d'intégration ne visent pas l'autonomie structurelle. Oui, les personnes sont capables de reproduire une tâche, une séquence d'actions. ✅ Si les personnes comprennent pourquoi... ✅ Si les personnes comprennent les implications de chaque geste et décision pour le reste de l'organisation et du produit/service... ✅ Si les personnes savent qu'elles peuvent proposer des initiatives pour améliorer la productivité... ✅ Si les personnes sont imputables de ce qui se passe dans leur "carré de sable" et de leur collaboration avec les autres équipes... 💡 Là, vous avez une équipe autonome qui a le potentiel de rendre votre organisation innovante, accueillante, stimulante et plus rentable. Pensez-y bien ! Être capable de gérer, et être capable de rendre autonome, ce sont deux choses différentes. Selon votre expérience, est-ce que les organisations avec un fort taux de roulement ont beaucoup d'autonomie guidée et encadrée? (pas du laissez aller 😉) ''Nous, on a appris sur le tas et en regardant les autres. De la formation, c'est pas compliqué.'' Je vois plein d'entreprises qui disent avoir de la misère avec l'autonomie de leur équipe, avec le roulement de personnel, avec des nouvelles recrues qui n'apprennent pas vite... J'ai besoin de votre aide pour améliorer la sensibilisation de la population. Ce n'est pas parce que les ordinateurs n'existaient pas avant, qu'il faut continuer à travailler sans ordinateur. L'évolution, c'est bien. Faisons évoluer l'intégration du personnel et les moyens pour améliorer leur autonomie. Mettons une priorité sur cette phase cruciale de l'expérience employé : L'intégration Voici ce dont je rêve pour l'ensemble des entreprises : 1 - Réaliser que les problèmes d'autonomie et les départs rapides pourraient être évités. 2 - Sensibiliser aux bénéfices d'avoir un plan d'intégration efficace. 3 - Éduquer sur les avantages d'avoir une équipe qui comprend son rôle dans l'intégration d'une nouvelle personne. 4 - Développer les compétences d'accompagnement à l'apprentissage des gestionnaires intermédiaires et des parrains. Vous êtes prêts à m'aider ? Dans la prochaine semaine, si une personne parle de roulement, d'embauche, d'autonomie, de répéter sans arrêt, posez-lui la question : ''Est-ce que ton plan vers l'autonomie de ton équipe est efficace ?'' C'est tout ! N'entrez même pas dans la conversation. Laissez la personne faire son introspection. Puis, au besoin, suggérez-lui de prendre RV avec moi. 😉 Savoir écouter 👂
L'écoute active est une des clés principales pour accompagner une personne dans son développement, et même pour entretenir une relation saine, quelle qu'elle soit. Je donne des ateliers sur l'écoute active. C'est hyper puissant ! Savez-vous cependant quel est la problématique que j'observe le plus dans les organisations à ce niveau ? Non, ce n'est pas qu'ils ne savent pas comment faire de l'écoute active. C'est qu'il n'y a juste pas assez d'écoute. Point. Les raisons varient. 👉Les gens sont trop occupés. 👉Ils sont trop préoccupés pour même penser à écouter les autres. 👉Les systèmes ne sont pas efficients, ce qui fait qu'ils sont stressés et n'y pensent pas. 👉Certains ne savent pas écouter. 👉Certains pensent qu'ils sont payés pour travailler, pour faire, pas pour jaser et écouter... 👉Certains ne savent pas les avantages de prendre le temps d'écouter les autres. 👉Certains ont peur de se faire attaquer s'ils écoutent une personnes. 👉Etc. Voici 3 avantages de prendre le temps d'écouter ses collègues ou ses employés : ➕ Augmentation de la satisfaction générale au travail ➕ Diminution du stress ➕ Augmentation des performances Tout de même vraiment avantageux de prendre le temps d'écouter, réellement, une autre personne. 😉 L'écoute, cela se fait avec les oreilles 👂, avec les yeux 👀 et avec une présence totale à l'autre (pas faire autre chose en même temps). Je pourrais vous entretenir longtemps sur l'écoute. C'est personnellement un des outils que je préfère. Mon seul conseil aujourd'hui serait : Arrêtez vous, aujourd'hui, pour écouter réellement une personne. Juste une ! Vous allez faire une différence dans sa journée. Promis ! Si une personne vous donne comme qualité que ''vous êtes à l'écoute des autres'', selon moi c'est une qualité humaine qui fera de vous une personne qui aura un réseau solide pour la vie ! ''C'était une perte de temps. Il y avait beaucoup trop d'exercices et d'échanges.
On aurait pu avoir le contenu en la moitié du temps.'' J'enseigne à la formation continue dans 10 cégeps. Les sondages de satisfaction sont diamétralement opposés... 1- Ceux qui ont trippés. 2- Ceux qui ont détestés. Pourquoi ?!? Parce que les gens qui s'inscrivent ne veulent pas tous apprendre... 🤯 Ils veulent juste venir ''chercher'' des informations et une attestation de présence. Malheureusement, ils ne sont pas tombés sur la bonne formatrice ! Si tu veux juste aller chercher des infos, va à la bibliothèque 📖 ou écoute un podcast. 🎧 Si tu prends une formation, c'est pour développer une compétence, ce qui implique de cumuler différentes activités andragogiques pour s'assurer que l'on construit une connaissance que tu pourras réutiliser. Les activités doivent permettre : ➡️de faire des liens avec ce que tu sais ➡️ de trouver pourquoi et comment tu vas y greffer une nouvelle connaissance ➡️ de pratiquer chaque étape de cette construction de connaissance ➡️ de vérifier l'évolution de cette construction pour s'y adapter ➡️ de tester la solidité de cette constuction ➡️ etc. Malheureusement, il y a beaucoup trop de ''formations'' qui sont des présentations. ❌Ecoute et arrange-toi... Si vous avez une personne qui parle et qui vous a imprimé ses ''slides'', je vous annonce que vous n'avez pas eu une formation. Changeons la conception de ce qu'est une formation. Exigeons collectivement et engageons-nous dans le parcours de vraies formations andragogiques. Et, quand nous n'avons pas l'intention d'apprécier les activités d'apprentissage proposées par les formateurs (même moi des fois je ne veux pas une formation, mais plutôt de l'inspiration) allons plutôt chercher de notre information autrement ! 🎧📖📺🎤 p.s. Si tu vois mon nom à côté d'une formation que tu veux suivre au Cégep, pense-y à deux fois avant de t'inscrire. ;) S’il y a une tâche que vous faites plus de 3 fois, et qu'elle a plus de 3 étapes, vous devez avoir une procédure (écrite, filmée ou autre).
Dans toute organisation, pour être efficace, et pour avoir une assurance que les tâches seront faites, car personne n’est à l’abri d’un départ (volontaire ou accidentel), vous devez avoir des procédures de référence ! Comment faire ? 1️⃣ Prenez une chose que vous venez de terminer. Est-ce qu’il y avait plus de 3 étapes ? Oui = Go ! 2️⃣ Si c’est à l’ordinateur, ouvrez un logiciel d’enregistrement d’écran avec le son, et refaites cette tâche, en expliquant tout ce que vous venez de faire, étape par étape. (Sinon, prenez votre cellulaire et filmez-vous.) 3️⃣ Demandez à une autre personne de prendre cet enregistrement, et d’écrire les étapes (étape 1 faites X, étapes 2 faites y, …) 4️⃣ Révisez ces étapes. S’il manque quelque chose, c’est que votre enregistrement n’était pas assez détaillé. Refaites-le et renvoyez à l’autre personne l’enregistrement pour peaufiner les étapes écrites jusqu’à ce que vous soyez content. 5️⃣ Lorsque les étapes et l’enregistrement sont représentatifs, selon vous, demandez à une autre personne, qui ne connait pas votre travail, de faire la tâche, avec comme seul aide ces tutoriels vidéos et écrits. S’il a réussi, c’est que votre tutoriel est clair ! Sinon, recommencer ! Et là, vous me dites, c’est bien trop long !!! Il y a beaucoup de tutoriels à faire ! Ben oui ! Il n’y a pas de magie possible. 🪄 Lorsque vous serez découragé, demandez-vous ce qui est le plus pénible : ❓Prendre le temps maintenant de le faire ? ❓Risquer un bris de service, et toutes les conséquences associées, lorsque les seules personnes qui sont capables de faire cette tâche seront absentes ? 🚨 Et si j’étais vous, je débuterais par les tâches qu’une seule personne est en mesure de faire, et/ou par les tâches de la personne que vous savez qu’elle partira prochainement (cette personne qui parle de sa retraite, cette personne qui parle de son congé parental qui s’en vient, cette personne qui parle de sa sabbatique, …). Bonne préparation de vos processus et tutoriels ! N.B. : Je sais que vous me remercierez dans quelques mois / années. 😉 🧠 Cerveau et neurotransmetteurs ⚖️
Les membres de Level Up aiment beaucoup comprendre comment leur cerveau fonctionne. Cela leur permet de s'ajuster, de s'adapter, et surtout, d'être plus tolérant avec leur équipe. Aujourd'hui, nous faisons l'atelier d'initiation aux neurotransmetteurs, et dans les semaines suivantes, je ferai le test avec des amis et clients exclusifs, qui ont le goût de connaître leur dominance et carence du moment. Est-ce que vous connaissez les neurotransmetteurs ? Tout déséquilibre peut être traité à sa source : le cerveau. En tant l’écoute des premiers signes d’anxiété ou de déprime, vous pouvez faire volte-face en stimulant la production d’un ou plusieurs neurotransmetteurs qui vous aideront à atteindre un équilibre neurochimique. En fonction de ce que vous voulez dans la vie, vous pourrez, par exemple : - Soit augmenter votre production de sérotonine, si vous ne maîtrisez plus la situation - Soit augmenter votre production de dopamine, si vous êtes en baisse d’énergie - Soit augmenter votre production d’acétylcholine pour être plus vigilant, plus conscient - Soit augmenter votre production de GABA pour être plus tranquille. Cela vous permettra d’utiliser la chimie de votre cerveau pour optimiser votre nature dominante et traiter vos carences, de manière à rester en forme ou retrouver une santé physique et mentale optimum. Moments ''critiques'' dans votre processus d’intégration
L'intégration de nouveaux employés ce n'est pas seulement le recrutement et de dire bienvenue. Il y a des phases importantes à souligner, avec des objectifs différents à chacune. Voici 6 étapes sur lesquelles porter attention dans votre processus, et en deuxième, ce qui est ‘’mémorable’’ pour chacune de ces étapes. 1️⃣ Journée d’Accueil 2️⃣ Premier jour ‘’de travail’’ 3️⃣ Première semaine 4️⃣ Premier mois 5️⃣ Premier trimestre 6️⃣ Premier anniversaire de travail Ce qui devrait ressortir de chacune de ces étapes : 1️⃣ Journée d’Accueil ➡️Avoir le goût de revenir ! 2️⃣ Premier jour ‘’de travail’’ ➡️Savoir se repérer 3️⃣ Première semaine ➡️S’installer et savoir avec qui travailler (collègues, gestionnaires, références) 4️⃣ Premier mois ➡️Réviser le plan de formation ➡️Réajuster les attentes et le mode de fonctionnement interne 5️⃣ Premier trimestre ➡️Décision de rester de l’employé ➡️Décision de garder l’employé dans l’organisation Révision du plan de développement et des missions attribuées pour les prochains mois 6️⃣ Premier anniversaire de travail ➡️Démontrer son importance et sa contribution à l’équipe ➡️Valider évolution des connaissances et compétences ➡️Valider la vision à long terme de l’employé dans l’organisation et l’aider à s’y rendre ➡️Établir le plan de développement de la prochaine année et les attentes de chacun N'essayez pas de tout faire dès les premières journées. Vous devez y aller graduellement pour intégrer une personne. À l'inverse, n'oubliez pas que la personne est encore en intégration, même si elle travaille avec vous depuis 2 mois. 😉 What is onboarding / Qu'est-ce que l'intégration ?
S’assurer que les nouveaux employés passent à travers un processus qui assure que : ➡️Le nouvel employé apprend ce dont il a besoin pour être un membre efficace de l’organisation ➡️L’entreprise fonctionne systématiquement pendant l’intégration ➡️La stratégie crée un impact positif sur la performance de l’organisation et de son écosystème ➡️Les plans clairs et structurés favorisent l’efficacité du processus et diminue les angles morts ➡️L’information est communiquée à toutes les personnes nécessaires ➡️L’employé se familiarise avec tous les outils, politiques et processus ➡️Chaque membre de l’organisation comprend son rôle et travaille en cohésion vers l’atteinte des objectifs tangibles et intangibles Le processus d’onboarding (intégration) débute dès que le candidat a accepté l’offre. (Votre planification et préparation du onboarding, elles, débutent avant même le processus de recrutement ! 💡) Critères qui montrent que vous avez fait une bonne intégration : 🤩 Votre intérêt envers la performance des employés est visible dès le départ et continue à long terme 🤩 Boost la confiance des employés dès leur entrée 🤩 Boost le développement de relations saines et d’une ambiance de travail positive Nous pouvons toujours améliorer un petit quelque chose pour que cela roule mieux. Selon ce que vous voyez autour de vous (vous n’avez pas à vous montrer vulnérable ici 😉 ), quelle est la petite chose que les organisations oublient parfois au sujet du onboarding ? Pourquoi le mot résolution est aussi mal mené ?
La population utilise le mot résolution pour parler d'un souhait. Ils voient le résultat final. Et ne s'y rendent pas souvent... donc ils sont fâchés après le mot. 🤷♀️ Il est important de comprendre qu'il y a une différence importante entre : 🪄Un souhait 🎯Un objectif 💪Une dévotion En fait, il y a une gradation entre les trois. 1- Avoir un souhait, un désir, c'est la base. C'est la vision. 2- Pour que cette vision se matérialise, il faut transformer le souhait en objectif précis et bien construit. (SMART) Une fois que l'objectif est clair, un plan d'action réaliste, stratégique et structuré doit être fait. 3- Une décision de mettre le focus sur la réalisation du plan d'action, peu importe ce qui arrive, doit être prise ! La mise en action constante est la clé pour réaliser une résolution. Une résolution, pour moi, cela rime avec dévotion. Sur quoi allez-vous mettre votre énergie, votre focus et votre dévotion cette année ? Cette résultante, c'est votre résolution ! Et si vous ne le faites pas, quelle conséquence allez-vous vous mettre ? (Parce que oui, certaines personnes fonctionnent mieux avec le bâton. 😉) Vous voulez arrêter d'avoir juste des souhaits magiques ? |
AuteurMélina Dufour, mastercoach en neurosciences vous partage des trucs et analogies pour vous aider à vous développer. Archives
Juin 2024
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