3 étapes + Répété minimum 3 X = Procédure

S’il y a une tâche que vous faites plus de 3 fois, et qu'elle a plus de 3 étapes, vous devez avoir une procédure (écrite, filmée ou autre).

Dans toute organisation, pour être efficace, et pour avoir une assurance que les tâches seront faites, car personne n’est à l’abri d’un départ (volontaire ou accidentel), vous devez avoir des procédures de référence !

Comment faire ?

1️⃣ Prenez une chose que vous venez de terminer.
Est-ce qu’il y avait plus de 3 étapes ? Oui = Go !
2️⃣ Si c’est à l’ordinateur, ouvrez un logiciel d’enregistrement d’écran avec le son, et refaites cette tâche, en expliquant tout ce que vous venez de faire, étape par étape. (Sinon, prenez votre cellulaire et filmez-vous.)
3️⃣ Demandez à une autre personne de prendre cet enregistrement, et d’écrire les étapes (étape 1 faites X, étapes 2 faites y, …)
4️⃣ Révisez ces étapes. S’il manque quelque chose, c’est que votre enregistrement n’était pas assez détaillé. Refaites-le et renvoyez à l’autre personne l’enregistrement pour peaufiner les étapes écrites jusqu’à ce que vous soyez content.
5️⃣ Lorsque les étapes et l’enregistrement sont représentatifs, selon vous, demandez à une autre personne, qui ne connait pas votre travail, de faire la tâche, avec comme seul aide ces tutoriels vidéos et écrits. S’il a réussi, c’est que votre tutoriel est clair ! Sinon, recommencer !

Et là, vous me dites, c’est bien trop long !!!
Il y a beaucoup de tutoriels à faire !

Ben oui !

Il n’y a pas de magie possible. 🪄

Lorsque vous serez découragé, demandez-vous ce qui est le plus pénible :
❓Prendre le temps maintenant de le faire ?
❓Risquer un bris de service, et toutes les conséquences associées, lorsque les seules personnes qui sont capables de faire cette tâche seront absentes ? 🚨

Et si j’étais vous, je débuterais par les tâches qu’une seule personne est en mesure de faire, et/ou par les tâches de la personne que vous savez qu’elle partira prochainement (cette personne qui parle de sa retraite, cette personne qui parle de son congé parental qui s’en vient, cette personne qui parle de sa sabbatique, …).

Bonne préparation de vos processus et tutoriels !

N.B. : Je sais que vous me remercierez dans quelques mois / années.  😉